VOOR JE START MET DE MATERIAALAANVRAAG

Wie kan materiaal van de uitleendienst reserveren? Enkel erkende jeugd- en volwassenorganisaties en schoolgemeenschappen in Zedelgem kunnen materiaal huren voor het organiseren van activiteiten die plaatsvinden op het grondgebied van groot-Zedelgem.

Hoe vraag ik materiaal (of zaal) aan voor een evenement ten voordele van een goed doel? Eerst moet je evenement erkend worden binnen het reglement van de goede doelen. Dit reglement vind je onder de titel "algemene info". Dien hiervoor een evenementenaanvraag in op deze website. Binnen deze aanvraag geef je een beschrijving en motivatie van het goede doel op. Pas indien je goedkeuring krijgt van de dienst evenementen, kan je het materiaal (of zaal) aanvragen. De reservaties worden eerst bevestig met een kostprijs. Dit bedrag zal pas geschrapt worden zodra na het evenement de bewijsstukken worden ingediend.

Moet ik nog materiaal huren als ik een zaal huur? Als je een zaal van gemeente Zedelgem huurt, zijn er al voldoende tafels, stoelen en meestal ook servies voor de capaciteit van de zaal. Een overzicht van het aanwezige materiaal per zaal vind je terug onder de titel “algemene info" > "zaalverhuur”). Enkele zaken van deze lijst moet je aanduiden in het aanvraagformulier van de zaal. Als je als erkende vereniging extra materiaal wil huren, zoals tentoonstellingspanelen of extra stoelen, doe je dit onder de titel "materiaal reserveren".

Hoe registreer ik me voor het eerst? Heb je nog geen gebruikersnaam en wachtwoord voor het reservatiesysteem, klik dan op “registreren” rechtsboven op deze pagina. Volg de instructies om een gebruikersnaam en wachtwoord aan te maken. Je kan de registratie bevestigen via de link in de mail die je ontvangt. (geen mail ontvangen? Check je 'ongewenste mail/spam')  Hierna kan je je aanmelden. Ga vervolgens naar mijn profiel”, kies het tabblad "reservaties": onder een klantprofiel (vb. een vereniging) moet er minstens 1 contactpersoon worden toegevoegd. Vanaf nu kan je reserveren.

Opgelet: indien ​je al reservaties voor zalen, evenementen of materialen hebt, maak géén nieuwe account aan! ​Je gegevens zitten reeds in dit programma. --> mail naar evenementen@zedelgem.be. Wij bezorgen dan je inloggegevens.

PROCEDURE AANVRAGEN MATERIAAL

Wanneer kan ik materiaal aanvragen? De materiaalaanvragen kan ten vroegste 6 maanden voor de gewenste datum aangevraagd worden. Materiaal kan tot 14 dagen voor de gewenste datum online aangevraagd worden. Late aanvragen: neem contact met de uitleendienst (050/288.330) om toestemming te vragen.

Hoe vraag ik materiaal van de uitleendienst aan?  Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord. Ga naar de titel "materiaal reserveren" en klik op "materiaal aanvragen". Je ziet dan het overzicht van de materialen. Klik vervolgens op een hokje bij een van de gewenste materialen om de aanvraag te starten. Vul alle benodigde gegevens in, duidt ook de eventuele andere gewenste materialen aan en dien de aanvraag in. Je krijgt meteen een mail met hierin het overzicht van de aangevraagde materialen. De uitleendienst zal vervolgens je aanvraag bekijken.

AANVRAAG INGEDIEND

Mijn aanvraag is ingediend, wat gebeurt er nu? Zodra je een materiaalaanvraag indient krijg je een mail met hierin het overzicht van de aangevraagde materialen. De uitleendienst bekijkt de aanvraag en stuurt een mail met hierin een bevestiging. Lees deze mail goed na voor eventuele aanpassingen of opmerkingen.

Ik wil graag een materiaalreservatie wijzigen of annuleren. Hoe doe ik dit? Ga naar “mijn reservaties” (onder “materiaal reserveren”). Zoek de reservatie op die je wil wijzigen en klik op het symbooltje met het potloodje. De reservering wordt geopend en je kan nu de wijziging doen. Voeg ook een reden van wijziging of annulatie toe. Klik tenslotte onderaan op wijzigen of annuleren. De beheerders zullen dit nog bekijken en bevestigen.

DIVERSE VRAGEN

Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Wat doe ik? Ben je je wachtwoord vergeten of wil je een nieuw wachtwoord instellen, klik dan op “inloggen” rechtsboven op deze pagina en klik op de knop "wachtwoord resetten”. Volg de instructies op het scherm om een nieuw wachtwoord in te stellen. Op de homepage vind je een stappenplan met meer uitleg.

Het systeem zegt dat de klant al bestaat. Wat doe ik? Mogelijk ben je al geregistreerd en ben je je gebruikersnaam en/of wachtwoord vergeten. Klik op de knop "wachtwoord resetten” of neem contact op met op de dienst evenementen (evenementen@zedelgem.be of 050/288.330).

Ik heb een andere vraag of het lukt me niet helemaal… Neem dan contact op met één van onze medewerkers. Zij zoeken graag samen met jou naar een oplossing.

• Bij voorkeur per mail op evenementen@zedelgem.be. Indien mogelijk, voeg een printscreen (toetsen Ctrl + PrtScn) toe van het scherm waarbij je een vraag of probleem hebt.

• Indien het dringend is, kan je bellen naar 050/288.330.