Algemeen

De algemene voorwaarden vind je hier. De privacy overeenkomst voor de bescherming van de persoonlijke gegevens kan je hier nalezen.
Het zaalreglement vind je hier.
De tarieflijst kan je hier raadplegen. Het uitgebreidere retributiereglement kan je hier raadplegen. Erkende verenigingen kunnen zalen huren aan een voorkeurstarief. Op de website www.zedelgem.be vind je de informatie en aanvraagformulieren voor het erkennen van een vereniging.
Een document met het overzicht van de zalen vind je hier. Hierin vind je per zaal enkele foto's, de capaciteit, de oppervlakte...
De materiaallijst van de zalen vind je hier. Het meeste materiaal is standaard aanwezig. Voor materialen die op voorhand aangevraagd moeten worden, staat dit aangegeven in het zaalaanvraagformulier.

Wegwijsmappen en sluitingsdagen

In de wegwijsmappen vind je specifieke informatie over de zaal, info over de badges, plannetje van de zaal, capaciteit, afspraken over opkuis, veiligheidsvoorschriften.... Lees deze wegwijsmappen goed als je een zaal huurt. De sportcomplexen sluiten op bepaalde feestdagen, tijdens het jaarlijks verlof van de concessionaris en op specifieke dagen. Per sportcomplex kan je hieronder een overzichtje van de sluitingsdagen terugvinden.

De wegwijsmap van Gemeenschapscentrum Jonkhove kan je hier bekijken. De wegwijsmap van sportzaal Jonkhove kan je hier bekijken. Overzicht van de sluitingsdagen van sportzaal van Jonkhove in 2024.
De wegwijsmap van de Braambeier kan je hier bekijken.
De wegwijsmap van Veltershof kan je hier bekijken.
De wegwijsmap van het Jeugdcentrum kan je hier bekijken.
De wegwijsmap van de Wilgen- en Biezenmeers kan je hier bekijken.
De wegwijsmap van ontmoetingscentrum De Strooien Hane kan je hier bekijken. De sluitingsdagen van het sportcomplex de Strooien Hane voor 2024.
De wegwijsmap van polyvalente zaal De Bosserij kan je hier bekijken. De sluitingsdagen van sportcomplex De Bosserij in 2024.
De sluitingsdagen van sportcomplex De Groene Meersen in 2024 kan je hier terugvinden.
De wegwijsmap van de Brouwerij kan je hier bekijken.
De wegwijsmap van Groenhove vind je hier.
De wegwijsmap van Multifunctioneel centrum Sint-Maarten vind je hier.

Activiteiten met muziek

Uitleg over geluidsnormen kan je hier nalezen. Een afwijking van de geluidsnormen kan enkel voor openbare activiteiten aangevraagd worden, anders moet het politiereglement gevolgd worden. Een aanvraag om af te wijken van de geluidsnormen verloopt via het evenementenaanvraagformulier.
Uitleg over afspelen van muziek vanaf een geprojecteerde film via de geïnstalleerde geluidsboxen in de zalen vind je hier.
Op www.unisono.be kan je terugvinden voor welke zalen Gemeente Zedelgem een jaarlicentie voor auteursrecht en billijke vergoeding betaalt voor welke activiteit. Activiteiten zoals verjaardagsfeestjes, recepties, maaltijden, koffietafels, gezellig samenzijn, kaartingen, muzieklessen… en activiteiten met een "deelnameprijs" zijn meestal inbegrepen. Als er effectief een toegangsticket voor een fuif of optreden wordt gevraagd of als er danslessen worden georganiseerd, dan is dit niet inbegrepen en moet billijke vergoeding en auteursrecht apart aangevraagd worden via www.unisono.be. Een organisator moet auteursrecht betalen als er tijdens een activiteit (live of opgenomen) muziek gespeeld wordt én als de activiteit niet in de privésfeer plaatsvindt. Auteursrechten zijn de rechten of vergoedingen voor de makers van "werken van letterkunde of kunst". De vergoeding gaat dus naar de componisten, schrijvers, fotografen, regisseurs,... Een organisator moet billijke vergoeding betalen als er tijdens een activiteit opgenomen muziek (CD, radio, dj, Spotify...) gespeeld wordt én als de activiteit niet in de privésfeer plaatsvindt. De billijke vergoeding gaat over "naburige rechten" of een vergoeding om "opgenomen muziek" in een openbare ruimte af te spelen. Deze vergoeding gaat naar de uitvoerder, platenmaatschappij of producent.

Tips

Aan erkende verenigingen van Zedelgem wordt een kopiedienst verleend. Dit gebeurt in een van de bibliotheken. Neem contact op met de hoofdbibliotheek voor de aanmaak van een badge. Meer info vind je terug in het reglement.
Zin om je activiteit of evenement duurzamer te maken? Vind hier tips rond o.a. catering en materialen of doe hier een "Groen Event Scan".
Maak je openbare activiteit ook steeds bekend op www.uitinvlaanderen.be. Deze website bundelt alle soorten grote en kleine vrijetijdsactiviteiten.
Wil je graag de pers uitnodigen op je evenement? Vind hier de perslijst (onderaan).
Een openbare activiteit georganiseerd door Zedelgemse vereniging of organisatie kan mede bekend gemaakt worden in de gemeentelijk communicatie, zoals het maandelijkse Zedelgem Magazine of de activiteitenkalender op de gemeentelijke website www.zedelgem.be. Bezorg ruim een maand op voorhand volgende info aan communicatie@zedelgem.be: naam evenement, korte omschrijving, locatie, datum, naam organisator, contactgegevens, info over bestellen of inschrijven en eventueel een folder of afbeelding.
Via de Vlaamse overheid is het mogelijk om een gratis verzekering af te sluiten voor vrijwilligers actief binnen je vereniging. Deze gratis verzekering dekt: burgerrechtelijke en buitencontractuele aansprakelijkheid (schade aan derden), rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen. Uitleg over deze gratis verzekering vindt u op de website https://vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be/.
Een niet-limitatieve lijst met accommodaties die niet door gemeente Zedelgem verhuurd worden, vind je hier.
Wil je inschatten hoe veel oppervlakte je moet voorzien per persoon in een bepaalde opstelling? Hier vind je enkele richtlijnen voor vb. een maaltijd, receptie, theateropstelling,...

Nieuwsbrief

Van tijd tot tijd wordt een nieuwsbrief verstuurd naar alle erkende verenigingen en organisatoren van evenementen. In deze nieuwsbrieven vind je diverse tips en informatie over het huren van zalen en het organiseren van evenementen in gemeente Zedelgem. Deze nieuwsbrieven kan je hier nalezen.

1e nieuwsflash van april 2020 met o.a. een stappenplan over het wijzigen of annuleren van een zaalreservatie van een zaal en het kopiëren van een evenementendossier.
2e nieuwsflash van september 2020 met o.a. een uitgebreid stappenplan met afbeeldingen over wat je moet doen als je je wachtwoord vergeten bent.
3e nieuwsflash van januari 2021 met o.a. een voorstelling van dienst evenementen en een stappenplan over waar je de facturen terugvindt op je profiel.
4e nieuwsflash van oktober 2021 met o.a. tips voor het huren van zalen en het organiseren van evenementen en een herinnering van de aanvraagtermijnen.
5e nieuwsbrief van november 2021 met o.a. de aankondiging van het nieuwe subsidiereglement voor gemeenschapsvormende lokale socio-culturele evenementen.
6e nieuwsbrief van mei 2022 met o.a. uitleg over nieuwe subsidiereglement lokale evenementen, het organiseren van speelstraten en info over nieuwe materialen en zalen.
7e nieuwsbrief van juni 2022 met o.a. aankondiging van het nieuwe gemeenschapscentrum Veltershof in Veldegem en het nieuwe reglement goede doelen.
8e nieuwsbrief van november 2022 met o.a. uitleg over het instellen van "mijn burgerprofiel", de evenementenwijzer, publiciteits- en energietips.
9e nieuwsbrief van april 2023 met o.a. aankondiging infoavond over verzekeringen, nieuwe regels over hulp bij technieken en info over nieuwe wetgeving cateringmateriaal. Hier vind je een flowchart voor de inzet van een theatertechnicus.
10e nieuwsbrief van november 2023 met o.a. aankondiging van het nieuwe Multifunctioneel Centrum Sint-Maarten in Loppem, info over banners in frames en deadlines voor Zedelgem Magazine
Extra nieuwsbrief van december 2023 met de aankondiging van een nieuw evenementen-aanvraag-programma en uitleg over het aanvragen van evenementensubsidies, evenementen voor goede doelen en gemeentelijke recepties.