Algemeen

• De algemene voorwaarden van deze website kan je hier nalezen. De privacy overeenkomst voor de bescherming van de persoonlijke gegevens kan je hier nalezen.
• Vindt hier het reglement voor het plaatsen van evenementenborden ofwel de gemeentelijke stedenbouwkundige verordening met betrekking tot het plaatsen van evenementenborden.
• Vindt hier het reglement voor belasting op gebruik openbaar domein met hierin de bepalingen eigen aan inname openbaar domein voor activiteiten van commerciële organisaties en/of particulieren.
• Je kan hier een handleiding downloaden met uitleg over hoe je een inplantingsplan kan maken op de website https://www.google.be/mymaps/.
• Evenementenwijzer: je kan hier een schema bekijken dat het antwoord geeft op de vraag: "Welk evenement verloopt via een online evenementenaanvraag op deze website?"

Steun voor evenementen

Vraag een evenementensubsidie aan via de online aanvraag van het evenement op deze website!

• Het reglement voor grote socio-culturele evenementen van bovenlokaal belang kan je hier nalezen.
• Het reglement voor de ondersteuning van goede doelen vind je hier. Ter info: indien een evenement georganiseerd wordt ten voordele van de MUG-heli, wordt de opbrengst van het evenement verdubbeld (met een maximum bedrag van 500 euro) door gemeente Zedelgem.
• Het reglement voor de organisatie van een speelstraat kan je hier terugvinden. Hierbij aansluitend: een affiche en folder die je kan aanpassen en vervolgens gebruiken om de speelstraat aan te kondigen.
• Het subsidiereglement voor gemeenschapsvormende lokale socio-culturele activiteiten en evenementen, waaronder (wijk)kermissen, buurtfeesten, jubilerende verenigingen en bijeenkomsten **-jarigen, vind je hier terug. Hier kan je tips vinden om de evenementen/subsidieaanvraag in te vullen en hier kan je een template vinden voor de in te dienen raming van inkomsten en uitgaven. 
  • ​Extra info gemeentelijke receptie: een gemeentelijke receptie duurt gemiddeld 1,5 uur; er moet tijd beschikbaar zijn voor op- en afbouw op een weekdag en de receptie wordt bij voorkeur niet op een zondag georganiseerd; er wordt Zillegems Leeuwbier (blond en bruin), witte wijn, fruitsap, water en chips voorzien; indien er voor of na de de receptie nog een activiteit/feest/maaltijd… georganiseert wordt, staat de organisator zelf in voor het klaarzetten, opruimen en opkuisen van de zaal en is er een kostprijs verbonden aan het gebruik van de zaal; op de uitnodiging staat steeds de zin "deze receptie wordt aangeboden door gemeente Zedelgem" en het logo van gemeente Zedelgem, de gemeentelijke diensten bezorgen steeds de uitnodiging aan gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen; overige info staat in het reglement.
• Aanvragen voor projectsubsidies verlopen niet via http://evenementen.zedelgem.be.

Logo Zedelgem

Organisatoren van gesubsidieerde evenementen, evenementen goedgekeurd binnen het reglement goede doelen en evenementen met een gemeentelijke receptie moeten in hun communicatie en promotiemateriaal het logo van gemeente Zedelgem en de tekst “met de steun van gemeente Zedelgem” opnemen.

• De logo's kan je hier downloaden: kleur of wit in png-formaat. (het ai-formaat voor drukwerk kan opgevraagd worden via communicatie@zedelgem.be)
• Afspraken i.v.m. gebruik van het logo:
  • Het logo "kleur" verkiest de voorkeur.
  • Het logo "wit" is om te gebruiken op een gekleurde achtergrond.
  • De minimumgrootte van het logo is 30 mm breedte.
  • Er mag niet 'gespeeld' worden met het logo: niet in cursief, geen schaduw, niet uittrekken...
• In de "stijlgids" staan alle afspraken i.v.m. gebruik van het logo in detail. De stijlgids vind je hier.

Activiteiten met muziek

• Auteursrecht ("sabam") en billijke vergoeding moet (indien nodig) zelf aangevraagd worden. Dit verloopt via de website van Unisono.
• Een woordje uitleg over auteursrechten (het vroegere “sabam”) en billijke vergoeding:
  • Een organisator moet auteursrecht betalen als er tijdens een activiteit (live of opgenomen) muziek gespeeld wordt én als de activiteit niet in de privésfeer plaatsvindt. Auteursrechten zijn de rechten of vergoedingen voor de makers van "werken van letterkunde of kunst". De vergoeding gaat dus naar de componisten, schrijvers, fotografen, regisseurs,... 
  • Een organisator moet billijke vergoeding betalen als er tijdens een activiteit opgenomen muziek (CD, radio, dj, Spotify...) gespeeld wordt én als de activiteit niet in de privésfeer plaatsvindt. De billijke vergoeding gaat over "naburige rechten" of een vergoeding om "opgenomen muziek" in een openbare ruimte af te spelen. Deze vergoeding gaat naar de uitvoerder, platenmaatschappij of producent.
  • Op de website van Unisono (maak een simulatie - helemaal onderaan lijst van polyvalente zalen raadplegen) kan je terugvinden voor welke zalen de gemeente een jaartarief betaalde voor een bepaalde categorie van activiteit en je als organisator dit dus niet meer zelf moet doen.
• Uitleg over geluidsnormen kan je hier nalezen. 
• Uitleg over afspelen van muziek vanaf een geprojecteerde film (beamer) via de geïnstalleerde geluidsboxen vind je hier.

Veilige evenementen

• Hier kan je een blanco risicoanalyse of noodplan downloaden om in te vullen en toe te voegen aan de aanvraag van het evenement.
• Op alle evenementen moeten de algemene voorwaarden i.v.m. brandpreventie worden opgevolgd. Deze kan je hier terugvinden.
• Meer info voor organisatoren die gebruik maken van vrijwilligers die bewakingstaken uitvoeren vind je in de omzendbrief Private bewaking bij evenementen en festivals (o.a. voorwaarden voor de organisator en taken en bevoegdheden van de vrijwillige bewakers) en de hieraan gekoppelde bijlage met voorwaarden (o.a. voorwaarden waaraan de personen moeten voldoen).
• Een woordje uitleg over het voorzorgsmaatregelen en wetgeving i.v.m. springkastelen vind je in deze folder.
• Via de Vlaamse overheid is het mogelijk om een gratis verzekering af te sluiten voor vrijwilligers actief binnen je organisatie. Deze gratis verzekering dekt: burgerrechtelijke en buitencontractuele aansprakelijkheid (schade aan derden), rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen. Uitleg over deze gratis verzekering vindt u op de website https://vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be/.

Duurzame evenementen

• Op de website https://ovam.vlaanderen.be/groen-event vind je meer informatie over het verduurzamen van evenementen. Doe ook de Groeneventscan en ontdek hoe duurzaam je evenement is en ontdek heel wat tips, zoals over een inzamelsysteem voor herbruikbare bekers.
• Er mogen er géén wegwerpbekers meer gebruikt worden. PET-flessen en blikken mogen enkel nog gebruikt worden indien de organisator een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 95% van de eenmalige verpakkingen gescheiden wordt ingezameld voor recyclage (deze uitzondering valt ook weg vanaf 2025). Bij de gebruik van herbruikbaar materiaal (servies, herbruikbare bekers) moet minstens 90% terug ingezameld worden. 
  • Je kan gratis herbruikbare bekers gebruiken van de Provincie West-Vlaanderen. Deze kan je ophalen in de Kringwinkel in Ruddervoorde. Meer info vind je hier. 
  • Op deze website kan je een lijst vinden van professionele aanbieders van herbruikbaar cateringmateriaal, zowel om te kopen als te huren, alsook afwasservices.
  • Er bestaan ook initiatieven die bekers met het logo van een merk op ter beschikking stellen tegen een aanvaardbare kostprijs. Zoek in de zoekmachine op "branded cups".
• Tijdens een evenement kan je afvalcontainers huren bij de uitleendienst. Het reglement kan je nalezen onder de titel "algemene info" bij "uitleendienst". Je kan de afvalcontainers aanvragen via deze website, ga hiervoor naar de titel "materiaal reservereren" en klik op "materiaal aanvragen".

Diverse tips voor organisatoren

• Aan erkende verenigingen van Zedelgem wordt een kopiedienst verleend. Dit gebeurt in een van de bibliotheken. Neem contact op met de hoofdbibliotheek voor de aanmaak van een badge. Meer info vind je terug in het reglement.
• Via de Provincie West-Vlaanderen kan je als vereniging of onderwijsinstellingen ook verschillende materialen huren, zoals geluids- en tentoonstellingsmateriaal. Voor alle info, ga naar de pagina van de uitleendienst van de provincie.
• Wil je graag de pers uitnodigen op je evenement? Vind hier de perslijst (onderaan).
• Maak je evenement ook steeds bekend op www.uitinvlaanderen.be. Deze website bundelt alle soorten grote en kleine vrijetijdsactiviteiten. 
• Een evenement georganiseerd door Zedelgemse vereniging of organisatie kan mede bekend gemaakt worden in de gemeentelijk communicatie, zoals het maandelijkse Zedelgem Magazine of de activiteitenkalender op de gemeentelijke website www.zedelgem.be. Bezorg ruim een maand op voorhand volgende info aan communicatie@zedelgem.be: naam evenement, korte omschrijving, locatie, datum, naam organisator, contactgegevens, info over bestellen of inschrijven en eventueel een folder of afbeelding.
• Mag je als vereniging zomaar een foto van iemand nemen en online plaatsen? In dit document vind je een woordje uitleg over de nieuwe GDPR-wetgeving (General Data Protection Regulation of de algemene verordening gegevensbescherming) over het publiceren van foto's.
• Extra tips en hulp nodig voor het werken met vrijwilligers? Ga nar de website: https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/.